„Vy ani nevíte, co ve sbírce máte!“ praví mírně vyčítavě prof. Matulka v podání Jindřicha Plachty ve filmu Cesta do hlubin študákovy duše. Víte o všem, co máte ve „firemní sbírce“ vy sami? Podíváme se na zoubek správě IT majetku, tedy IT asset managementu – přečtěte si, jak vám pomůže snížit náklady a o jeho dalších výhodách.
Co je asset management a co všechno může představovat výraz „asset“? Slůvko „asset“ se do češtiny obvykle překládá jako aktivum nebo zdroj, tedy to, co firmě přináší nějaký užitek. Asset management můžeme přeložit jako správu aktiv. Mohou to být finanční prostředky, zaměstnanci, ale také IT prostředky, tedy hardware a software. My se zaměříme na poslední dvě položky, budeme tedy mluvit o IT assetmanagementu, zkráceně ITAM.
Přínosy ITAM
ITAM zahrnuje postupy a strategie pro dohled, správu a optimalizaci IT systémů, hardwaru a dat. Jedná se o proces, nikoliv projekt – měl by tedy probíhat nepřetržitě jako součást obchodní praxe. Pokud definujete ITAM jako proces, budete ho využívat neustále, nejen po určitých incidentech a událostech jako je např. softwarový audit.
Proč byste to měli udělat? Získáte jednotný a ucelený přehled o svém IT majetku a vyhnete se zbytečným nákladům. Díky přehledu o softwarových aktualizacích navíc lépe ochráníte svá data a budete mít na jednom místě všechny podklady pro strategická rozhodnutí ohledně nákupu nových zařízení a licencí.
Díky kvalitní platformě nebo službě ITAM získáte následující výhody:
- životní cyklus aktiv – získáte přehled o všech zařízení v celém průběhu jeho životního cyklu, tj. od nákupu, přes údržbu, opravy a upgrady, až po jeho vyřazení
- řízení aktiv – majetek můžete snadno převádět a přidělovat pomocí formulářů, vždy vidíte, v jakém je zařízení stavu, kdo je za něj zodpovědný a jaká je jeho lokace
- správa licencí a certifikátů – systém vás automaticky upozorňuje na nevyužité softwarové licence a také na vypršení platnosti licencí a certifikátů
Tip: Přečtěte si o tom, jak mít hardware i software pod kontrolou díky asset managementu.
Tipy pro postupy v rámci ITAM
Správné nastavení procesu ITAM propojí vaše technologické požadavky s obchodními potřebami a zajistí, že všichni zaměstnanci pracují na dosažení stejných organizačních cílů. Do ITAM zahrňte všechny klíčové podprocesy:
- centralizace správy – hardware asset management i software asset management spravujte na jediné platformě či jedinou službou
- správa zásad – definujte, stanovte a vynucujte jasné a snadno pochopitelné zásady pro zaměstnance i IT prostředky
- správa dokumentů – organizujte a udržujte po celý životní cyklus zařízení veškerou relevantní dokumentaci jako např. doklady o nákupech, softwarové licence, certifikáty ad.
- správa dodavatelů – získejte přehled o svých dodavatelích IT, vytvořte dokumenty komunikačních protokolů s historií interakcí s dodavateli
- řízení vzdělávání – provádějte průběžná školení týkající se politik ITAM
- řízení legislativních souladů – pomáhá připravit vaši firmu na dodržování předpisů, řeší problémy ohledně případného nedodržování předpisů a zvyšuje připravenost na softwarový audit
Závěrem
K ITAM přistupujte stejně jako ke správě jakýchkoliv jiných firemních zdrojů. Ve firmě potřebujete mít finanční, výrobní i lidské zdroje a potřebujete jejich správné množství. Stejně tak ovšem potřebujete, aby všichni zaměstnanci měli optimální kvalitu a množství IT prostředků a nástrojů. S ITAM docílíte nejen úspor, ale rovněž navýšení efektivity zaměstnanců pracujících s IT prostředky.
